Il calo di appeal degli eventi fieristici rapportato all’aumento costante dei loro costi è argomento di dibattito da diversi anni, ma sostenere che oggi le fiere siano in declino o non siano più utili, non è corretto.
I dati parlano chiaro: le manifestazioni fieristiche hanno trovato una nuova identità e sono in crescita per numero di visitatori, espositori, superficie occupata e fatturato. Ma se da un lato i numeri delle fiere aumentano, dall’altro alcune aziende italiane non riescono ancora a sfruttare al meglio queste opportunità, lasciando spazio ai competitor stranieri e non ottenendo i risultati sperati.
Come fare per invertire questa tendenza?
È evidente che la questione “costi/benefici” delle fiere non riguarda unicamente il ruolo e l’organizzazione di queste ultime, ma anche la modalità con la quale le imprese italiane partecipano a tali manifestazioni, a volte riponendo in esse aspettative non facili da soddisfare. Quali accorgimenti dunque l’impresa espositrice deve rispettare per ottenere i risultati auspicati? Vediamoli insieme.
UNA NOVITÀ DA COMUNICARE
Prima di tutto occorre ricordarsi che le fiere sono eventi durante i quali l’azienda comunica con il mondo esterno: clienti, fornitori, competitor, etc.. Negli stand si espongono i propri prodotti o si mostrano nuove tecniche produttive. Il primo obiettivo dunque è decidere l’oggetto sul quale informare il pubblico. Che cosa? Dipende. L’azienda può decidere di lanciare un nuovo prodotto o una nuova linea, celebrare un anniversario, sottolineare l’acquisizione di una certificazione o autorizzazione, il cambio della propria immagine, o l’apertura di una filiale all’estero. In ogni caso l’azienda deve comunicare qualcosa di nuovo per essere diversa e spingere i visitatori a fermarsi al proprio stand.
Chi può aiutare l’azienda in questa importante decisione?
CONOSCERE LE CARATTERISTICHE DEL MERCATO
E’ importante che l’azienda partecipante ad una fiera studi con attenzione la tipologia di visitatori che probabilmente incontrerà e le caratteristiche del paese ospitante. Occorre essere capaci di ascoltare e comprendere, analizzare, individuare bisogni ancora insoddisfatti e rispondere con un’offerta di valore e competitiva.
Solo in questo modo si moltiplicheranno le probabilità di ottenere delle richieste di offerte, di reperire informazioni e di comprendere le proposte dei competitor.
Come è possibile ridurre i tempi di conoscenza di un mercato?
PIANIFICARE
Durante la fase di organizzazione fieristica, il tempo sembra non essere mai abbastanza, e spesso tutti gli sforzi vengono rivolti alla mera organizzazione dell’evento, relegando in secondo piano il contatto diretto e la gestione dei clienti attuali e potenziali. Uno stand curato nei minimi dettagli sarà sicuramente apprezzato, ma riceveremo sufficienti visitatori per giustificare tale impegno? I contatti svilupparti in fiera riusciranno a tradursi in offerte e poi in vendite? Una exhibition è un evento e deve essere pianificato come tale. Sulla base del tempo e del budget disponibile è necessario pianificare tutte le attività da svolgere prima, durante e dopo la fiera. Inoltre bisogna programmare con meticolosità l’attività delle risorse umane che saranno coinvolte nell’iniziativa, informandole, trasferendo dei contenuti e motivandole.
In questo caso il Project Management è una metodologia che può essere di aiuto. Come fare?
SCEGLIERE IL TEAM
Importantissima è la definizione del Team che si occuperà della organizzazione e gestione di una fiera. L’azienda dovrà identificare le risorse più adatte al compito, anche se nelle PMI tante volte il personale è scarso e molto impegnato, oppure non conosce la lingua del paese dove si svolge la fiera. Occorre dunque ragionare con anticipo sul coinvolgimento delle persone, sulla divisione dei compiti da svolgere e sul monitoraggio dei tempi.
Chi potrebbe apportare un contributo importante in termini organizzativi e commerciali, senza diventare un costo fisso per l’impresa?
IL BUDGET
Partecipare alle fiere è un investimento importante se vengono considerate tutte le spese dirette (stand, allestimento, comunicazione, spedizioni della merce, gadget, personale etc..) e indirette (viaggi, trasferte, personale in sede, etc..). La possibilità di poter ottenere delle economie non sono tante, ma talvolta iscriversi alla fiera con notevole anticipo può generare degli sconti, così come fare spedizioni condivise o partecipare ad esposizioni collettive. Spesso però le imprese non gradiscono perdere in visibilità.
Come fare dunque per ridurre l’onere della partecipazione pur mantenendo forte la propria individualità e la propria immagine?
CHIEDERE AIUTO AD ESPERTI QUALIFICATI
Gestire un evento fieristico dalla A alla Z è una attività specialistica che richiede particolari expertise tecniche. Talvolta le aziende non possiedono all’interno della propria organizzazione queste competenze, oppure si trovano in affanno per una congestione di impegni quotidiani e per tale motivo la preparazione viene avviata con qualche ritardo. Può accadere altresì che l’azienda si trovi in carenza di personale o che non abbia mai partecipato ad una fiera internazionale. In questi casi l’impresa dovrebbe farsi supportare da esperti professionisti che possano in maniera temporanea aiutare la corretta impostazione e gestione dell’evento.
TEX™: Temporary Exhibition Management
Roncucci&Partners, sulla base della propria pluriennale esperienza, ha ideato TEX™ un servizio di supporto commerciale che risponde concretamente alla necessità di posizionarsi sui mercati internazionali con una metodologia strutturata.
TEX™, Temporary Exhibition Management, è un servizio di supporto commerciale offerto da Roncucci&Partners. TEX™ è caratterizzato da tre fasi:
- preparazione commerciale preventiva,
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- follow up ovvero gestione della comunicazione commerciale post fiera con tutti i contatti raccolti.
TEX™ crea le condizioni per svolgere numerosi incontri b2b, instaurare nuove relazioni commerciali, promuovere il brand aziendale, conoscere nuovi competitor internazionali, incontrare possibili partner esteri, aggiornarsi sulle ultime novità e sui nuovi prodotti lanciati dai concorrenti.
